Порядок действий ИП по оформлению работника — документы, регистрация в ПФР и ФСС

Рано или поздно любой индивидуальный предприниматель в процессе своей работы сталкивается с необходимостью привлечения наемного труда. Однако расширение деятельности фирмы за счет наемных работников предполагает не только рост прибыли, но и увеличение ответственности владельца бизнеса: с момента найма первого сотрудника ему придется вести кадровую документацию и взаимодействовать с ПФР и ФСС.

С чего начать?

Используя внешние источники привлечения персонала, ИП набирает для себя сотрудников с необходимым уровнем образования, стажем и опытом работы. После того, как подходящие сотрудники отобраны, от каждого из них необходимо получить следующие документы:

1. Копию и оригинал паспорта;
2. Трудовую книжку (кроме случаев первичного трудоустройства, когда оформить документ обязан сам работодатель, и ситуации совместительства, когда книжка находится по основному месту работы);
3. ИНН и страховой полис;
4. Документ, подтверждающий определенный уровень образования;
5. Военный билет для работников-мужчин призывного возраста.

К полному пакету новый сотрудник прилагает свое заявление о приеме на работу, хотя в настоящее время это условие не является обязательным.

Заключение договора при трудоустройстве

Владелец бизнеса издает приказ о приеме на работу (ознакомление с этим документом нанимаемое лицо подтверждает своей подписью) и подписывает с сотрудником один из видов договоров:

• Трудовой договор, если работник нанимается на длительный срок для выполнения регулярных обязанностей;
• Гражданско-правовой договор, если от лица требуется выполнение единовременной работы или услуги (разработка сайта программистом, монтаж или отладка работы оборудования мастером).

Даже если работник принимается на испытательный срок, трудовой договор с ним все равно заключается. В соглашении между работником и работодателем должны быть обязательно отражены:

• Права и обязанности каждого из участников;
• Время и место начала работы;
• Размер и порядок выплаты заработной платы;
• Процесс оформления трудового отпуска.

Договор составляется в 2-х экземплярах, которые подписываются и хранятся у каждой из сторон. Если на предприятии имеются регламенты по технике безопасности или предусмотрена материальная ответственность, то соответствующие документы подписываются вместе с трудовым соглашением.

После заключения договора на работника оформляется личный листок учета кадров Т-2, который хранится у работодателя.

Хотя законодательство предусматривает ведение кадрового учета в рамках ИП в упрощенном виде, чем серьезнее предприниматель отнесется к данному вопросу, тем меньше у него проблем будет при проверках государственных органов и в случаях разрешения трудовых споров.

Регистрация во внебюджетных фондах

После того как трудовой договор с первым работником заключен, предприниматель должен зарегистрироваться в  в качестве работодателя.

Поскольку процесс оформления в каждом ведомстве должен быть осуществлен в течение 30 и 10 дней со времени подписания договора соответственно, то желательно подготовить и подать документы в оба одновременно.

В ПФР потребуется представить такие бумаги, как:

• Заявление, заполненное работодателем;
• Копию свидетельства о регистрации бизнеса;
• Копию ИНН;
• Копию паспорта предпринимателя;
• Копию трудового договора.

В ФСС заранее следует подготовить:

• Письменное заявление, форма которого выдается в ведомстве;
• ИНН;
• Свидетельство о регистрации;
• Трудовые книжки персонала;
• Гражданско-правовые соглашения, если в числе их условий имеется пункт о страховании от несчастных случаев.

[la_box title=»Важно!» box_color=»#0C4773″]Следует помнить, что просрочка в представлении бумаг чревата административной ответственностью в виде штрафов. По истечении 5-ти дней из обоих ведомств на адрес регистрации ИП придут уведомления о регистрации с номерами счетов, на которые придется ежемесячно отчислять страховые платежи за работников.[/la_box]

Завершает цепочку мероприятий по оформлению работника в фирме, действующей на правах ИП внесение записи в трудовую книжку. Этот документ на протяжении всего времени работы сотрудника будет храниться в сейфе компании. Что касается медицинского полиса, то его наемный рабочий оформляет самостоятельно.