Как правильно составить график отпусков и ознакомить работников — в помощь кадровику

График отпусков – это документ, определяющий порядок предоставления работникам организации или предприятия ежегодных обязательных отпусков. Составляется такой график до наступления нового календарного года и в обязательном порядке согласовывается с рабочими и утверждается у руководства. Как правильно подготовить такой документ, и что нужно знать, определяя время отпуска для каждого работника?

Правила составления графика отпусков

При подготовке графика отпусков на 2016 год ответственному сотруднику следует руководствоваться следующими правилами:

Подготовить форму для составления графика отпусков

Законодатель рекомендует использовать форму № Т-7, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001, однако ее применение не является обязательным и работодатель может составлять график отпусков в произвольной форме, при условии, что документ содержит следующие данные:

• Ф.И.О. работника;
• наименование его должности согласно штатному расписанию;
• количество дней отпуска в году, на который составляется график;
• графа для внесения изменений на основании приказов и распоряжений руководства.

Определить наличие работников, относящихся к льготным категориям

Разрабатывая документ, устанавливающий периоды отдыха для сотрудников предприятия, следует опираться не только на необходимость обеспечения бесперебойной работы функционирования компании, но и на требования законодательства, предоставляющего гражданам определенных категорий право на самостоятельный выбор времени, в которое они хотели бы получить отпуск.

Действующее законодательство устанавливает такое право для следующих категорий работников:

• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
• Герои СССР, РФ, а также полные кавалеры ордена Славы;
• лица, обладающие статусом «Почетный донор России»;
• ветераны ВОВ и труда;
• герои Социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы.

Кроме того, правом на самостоятельное определение сроков выхода в отпуск обладают:

• женщины, имеющие двух или более детей, не достигших 12-летнего возраста – они могут использовать отпуск в летнее время;
• супруг/супруга военнослужащего может получить отпуск одновременно с мужем/женой;
• мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, могут взять отпуск в этот период;
• внешние совместители имеют право на получение отпуска на дополнительной работе в то же время, что и на основной;
• беременные женщины могут уйти в ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или после него;
• подростки, не достигшие 18-летнего возраста, также могут самостоятельно выбрать период для использования отпуска.

Ознакомить работников со сроками отпусков

Это можно сделать двумя способами – до составления графика или после.

В первом случае ответственное лицом может подготовить опросные листы, в которых работник укажет желаемое время для отпуска. Это вовсе не означает, что работодатель обязан учитывать все пожелания трудящихся – такой вариант просто невозможен, т.к. общее количество сотрудников в организации необходимо пропорционально распределить по месяцам года. Тем не менее, такой способ позволяет выявить потребности работников, составить на их основании базовый график, после чего в индивидуальном порядке определить время для отпуска с теми сотрудниками, пожелания которых не могут быть учтены.

Во втором случае ответственный сотрудник составляет график самостоятельно, опираясь на установленные законодательством требования, после чего предоставляет его работникам для ознакомления под роспись.

Утвердить готовый график отпусков необходимо не позднее 16 декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года.

Итак, составление графика отпусков – занятие, которое требует особой внимательности и знания действующего законодательства. Распределяя очередность выхода работников организации или предприятия в ежегодный отпуск, стоит учитывать не только их пожелания, но и производственную необходимость (так, установление отпуска для рабочих одной специальности в один и тот же временной период вероятнее всего негативно скажется на производственном процессе), а также имеющиеся у работников льготы. После подготовки графика потребуется ознакомить с ним всех трудящихся, после чего согласовать с непосредственным начальником подразделения и с вышестоящими руководителями.